E-posta Nasıl Yazılır? İletişimde Etkili E-posta İpuçları

E-posta, çok uzun zamandır hem eğitim hem de iş dünyasında en popüler iletişim biçimlerinden biri olarak ön plana çıkıyor. Tüm e-postalar aynı şekilde oluşturulmaz. Etkili e-posta iletişiminin ilk anahtarı ve net olmaktır. Bunu başarmak için e-postanın özetleyen açık ve açıklayıcı bir konu bölümünün kullanılması önemlidir. Bu, alıcının e-postanın amacını hızlı bir şekilde anlamayı ve yanıtını buna göre netleştirmesine olanak sağlar. Ayrıca cümleleri kısa ve öz tutmak, karışıklığın önlenmesine yardımcı olur ve mesajın anlaşılmasının kolay olmasını sağlar. Okuyucunun aklını karıştırabilecek jargon veya teknik işlemden faydalanmak önemlidir. Bunun yerine basit ve anlaşılır kolay bir dil kullanın.

Etkili e-posta iletişiminin ikinci anahtarı profesyonel bir üslup ve görgü kurallarını kullanmaktır. Buna göre, "Sevgili Bay Smith" ve "Saygılarımla" gibi profesyonel bir selamlama ve imza kullanımı da dahildir. Argo veya resmi olmayan bir dil kullanmamaya özen gösterin; zira bu, profesyonelliğe aykırıdır. E-postanın net ve okunmasının kolaylaştırılması için uygun büyük harf kullanımı, noktalama hataları ve dil bilgisi önemlidir.

Okunurluğu Artırma: Açık ve Net İletişim

Etkili e-posta iletişiminin üçüncü anahtarı giriş, gelişme ve sonuç kısımlarını içeren açık ve mantıklı bir yapı kullanmaktır. Bu, e-postanın takip edilmesi ve bilgilerin kolaylaştırılmasının başarılı olmasına yardımcı olur. Uzun paragrafları bölmek için başlıklar ve madde değişiklikleri kullanmak, e-postanın görsel olarak daha çekici ve okunması daha kolay olmasına da yardımcı olabilir. Cihazın bundan sonra ne olmasını istediğinizi açıkça iletmek için bir hareket geçirmek için mesaj kullanmak önemlidir. Bu, bir yanıt istemek veya bir görev için son tarihi belirlemek kadar basit olabilir.

Etkili e-posta iletişimi netliği, profesyonellik ve organizasyonun bir bilinmesini gerektirir. Profesyonel e-posta yazmaya yönelik bu yolları takip ederek mesajını açık, kısa ve anlaşılır olmasını sağlayabilirsin. E-postaların etkili ve verimli olmasını sağlamak için açık ve açıklayıcı bir konu bölümü, profesyonel bir üslup ve görgü kuralları ile açık ve mantıksal bir yapı kullanmayı unutmayın.

Profesyonel E-posta Etiketi: Nezaket Kuralları ve Format

E-posta, birçok işletmenin iletişim kurma şeklidir. Hızlı, kolay ve erişilebilirdir. Ayrıca e-posta kalıcıdır. Sana ne sorulduğunu unuttuysan yanıt için son e-posta dizisini bulman yeterlidir. E-posta aynı zamanda ekip üyeleri arasında bilginin yayılmasında da etkilidir. Ancak bir e-postayı geri almanın bir yolu yoktur. Bu nedenle, gönder tuşuna basmadan önce e-postayı uygun bir iş iletişimi biçimi olarak yazdığından emin olmalısın. İş e-postaları aşağıdaki bilgileri göndermek için kullanılmalıdır:

• Hızlı bir aramanın veya yüz yüze görüşmenin yeterli olmadığı durumlarda e-postayı kullanın. E-postalar gerekli ve alıcıyla alakalı olmalıdır.

• Zamanın önemli olduğu durumlarda e-posta mükemmel bir araç olabilir. İlgili bilgileri ekipteki herkese hızlı bir şekilde göndermene olanak tanır.

• Dosya eklerinin veya web tabanlı materyal bağlantılarının paylaşılması gerektiğinde, e-posta bunu yapmak için etkili bir araçtır.

E-postayı nasıl kullandığın, özellikle alıcıyla henüz şahsen tanımıyorsan, mesajlarını kime gönderdiğin konusunda bir izlenim bırakacaktır. E-posta ilk izlenim görevi görür. Bu özellikle iş arayanlar için geçerlidir. E-postayı uygunsuz bir şekilde kullanmak, işe alım görevlilerinin ve ağınızdaki diğer kişilerin "aramayın" listesine girmene neden olabilir.

Yanıt Alma Şansını Artırma: Çağrıya Eylem ve Takip Stratejileri

İster e-postayı bir pazarlama veya iletişim aracı olarak kullanın, ister e-posta üzerinden iş başvurusu yapıyor olun; kendini diğerlerinden ayırmak için uygun e-posta görgü kurallarını kullanmaya özen göstermelisin.

Büyük harflerden, ünlem işaretlerinden ve argo ifadelerden kaçının. E-posta iletişim kurmanın rahat bir yolu olabilir, birkaç ünlem işareti eklemeyi veya vurgu için tamamı büyük harf kullanmayı cazip hale getirebilir. Tamamı büyük harflerden oluşan bir metin, karşı tarafa bağırıyormuşsun imajı yaratabilir. Başta ünlem olmak üzere çok fazla, gereksiz noktalama işareti kullanmak da samimiyetsiz bir portre çizebilir. Tabii ki argodan mutlaka uzak durmalısın. Meslektaşlar arasında samimi bir yazışma olsa bile e-posta üzerinden argo kullanmaktan uzak durmalısın.

Kalın, altı çizili ve italik yazıların aşırı kullanımı vurguyu geçersiz kılar. Kalın yazı tipini tek bir vurgu biçimi kullanmak uygun olsa da, tek bir e-postada birden fazla vurgu biçimi kullanmaktan kaçının. Bu, tek bir e-postada aşırı kalın, altı çizili veya italik yazıların kullanılması için de geçerlidir. Gözü bir noktadan diğerine çekmek için vurguyu kullanın. Okuyucu kalın harflerle yazılmış bir kelimeden diğerine vb. tarama yaparken, vurgulanan kelimelerin kendi cümlelerini oluşturduğunu düşünün.

Yazı diline dikkat edin ve e-posta gönderdiğin kişiye karşı mutlaka saygılı olun. Olumsuz veya suçlayıcı dilden kaçınarak olumlu ve profesyonel kalın. Mesajı nötr bir tonda iletmek için cümleleri yeniden yazın. Özellikle önemli bir yazışma yapıyorsan “Gönder” butonuna tıklamadan önce maili bir kaç kez okuyarak yazdıklarından emin olabilirsin.

Kısa ve öz mesajlarla mobil uyumlu olun. Roman gibi uzun mailler yazmaktan kaçının. On kelimeyle söyleyebiliyorsanız, beş kelimeyle neler yapabileceğinize bakın. Tüm e-postaların %50'sinden fazlası yanlış yorumlanıyor ve yalnızca %53'ü gerçekten okunuyor. İşletme profesyonellerinin üçte biri e-postalarını mobil cihazlarından kontrol ediyor. Aynı çalışma, on kullanıcıdan yedisinin, telefonda doğru şekilde görüntülenmeyen e-postaları anında sildiğini gösterdi.

Komik olmaya çalışırken dikkatli olun. Mizah subjektiftir. Senin komik bulduğun bir şeyi başkası inanılmaz derecede saldırgan bulabilir. E-postanın ses tonu, beden dili veya diğer sözlü olmayan ipuçlarından yoksun olduğunu unutmayın.

Selamlaşmalar ve kapanışlar profesyonel ve saygılı olmalıdır. Karşı tarafa "günaydın Ayşe" veya "merhaba" diye hitap etmekde bir sakınca yoktur. Özellikle iş arıyorsan, çok resmi olmaktan kaçının. Her zaman alıcının tercih ettiği adı kullanın. Ve saygıyla kapatın. Uygun kapanışlar arasında "Sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum", "iyi çalışmalar" veya "teşekkür ederim" yer alabilir.

Profesyonel bir imza oluşturun. Günümüzde tüm e-posta mesajları profesyonel bir imza içermelidir. İş ünvanı, şirket, web sitesi ve telefon numarası dahil ilgili iletişim bilgilerini ekleyin. İş arıyorsan, LinkedIn sayfana bir bağlantı eklemelisin. Uygun olduğunda işletmenin sosyal sayfalarına bağlantılar ekleyin.

Kısa ve öz konu satırları kullanın. Konu satırlarını 50 karakterden veya altı ila on kelimeden az tutun. Açıklayıcı ve net olun: Toplantının 4/6/22 tarihinde saat 16:00'da yapılması planlandı…

Zamanında ve uygun şekilde yanıt verin. E-postalara 24 saat içinde yanıt verin. Yanıtın daha fazla zaman gerektiriyorsa, hızlıca "Mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim" veya daha da iyisi, "Yarın öğlen size döneceğim" gönderin. Bu, gönderene saygı gösterir ve her zaman takdir edilir.

Düzeltme, düzeltme, düzeltme. Unutmayın, bir e-postayı geri alamazsın. Hazırladığın e-posta metnini alıcının bir kerede okuyup anlaması gerekir. O yüzden ana konu, içerik, dil bilgisi ve imzan da dahil olmak üzere her şeyi iki kere kontrol etmelisin. Ek eklediysen veya bağlantı verdiysen doğruluğundan emin olmalısın. En kötüsü ise iş başvurusu için gönderdiğin e-mail’de özgeçmişi eklemeden özgeçmiş göndermek!

E-posta görgü kurallarının bir kısmı, ne zaman, ne sıklıkta yanıt verileceğini ve yanıtlanmayan bir e-postanın ne zaman "hayır" anlamına geldiğini bilmektir. Bu özellikle iş arayanlar için geçerlidir. Üç e-posta yaklaşımını kullanın. İlk e-posta özgeçmişini ve ön mektubu içerir. Birkaç gün içinde yanıt alamazsan kısa ve öz bir takip mesajı gönderin ve özgeçmişini yeniden ekle. İlk e-postadan bir hafta ila on gün sonra, ilk e-postanı eklentiler olmadan ileterek bir takip daha gönderin. Son takipte eklere yer verilmemesinin nedeni, ek içeren e-postaları filtreleyen spam filtrelerini kırmak içindir.